Det behøves ikke være kompliceret eller dyrt at efterleve loven
Er din virksomhed klar til de nye krav om tidsregistrering, som træder i kraft snart, og har I et pålideligt, objektivt og tilgængeligt system klar som kan sørge for nem og effektiv timeregistrering af den ugentlig arbejdstid? Her er de regler du skal kende i forhold til hviletid og såkaldte selvtilrettelæggere.
Her finder du lovforslaget til loven - og her er linket til den faktiske lov der skal efterleves.
Manglende overholdelse kan medføre bøder. De nye lovkrav betyder, at alle virksomheder skal registrere deres medarbejderes arbejdstid ned til minutniveau i overensstemmelse med loven. Selvom det kan lyde tungt administrativt, er formålet at sikre fair og retfærdige arbejdsforhold for alle ansatte. Samtidig er der dog visse undtagelser, som giver fleksibilitet til specifikke arbejdsgrupper og roller inden for virksomheden.
I bund og grund handler det om at have et overblik over arbejdstidsregistrering af ens medarbejdere. Dette skal gøres igennem et tidsregistreringssystem. Det bliver lovpligtig pr. 1 juli 2024. Vi har i denne artikel skrevet lidt om hvem der kan være undtaget af den lovpligtig tidsregistrering.
Den nye tidsregistreringslov omfatter som udgangspunkt alle ansatte i virksomheden, uanset type af arbejdsopgaver, fysisk tilstedeværelse eller kontraktform. Lovgivningen er vedtaget for at sikre en mere standardiseret registrering af arbejdstiden, hvilket skal understøtte en fair balance mellem arbejde og fritid.
Dog er der visse undtagelser for specifikke medarbejdergrupper og roller, som fx "ledende medarbejdere". Disse personer har som regel en højere grad af autonomi og ansvar, hvilket gør dem undtaget fra de generelle tidsregistreringskrav. Det betyder, at de ikke behøver registrere deres arbejdstid, og virksomheden kan derved fokusere ressourcerne på andre områder, hvor behovet for tidsregistrering er større.
De fleste medarbejdere i virksomheden falder ind under de nye tidsregistreringskrav.
Regelmæssig tidsregistrering sikrer, at overskridelse af arbejdstiden dokumenteres og håndteres rettidigt.
For almindelige medarbejdere gælder det, at hver arbejdetime skal dokumenteres omhyggeligt, hvilket betyder, at virksomheden skal implementere pålidelige og nøjagtige systemer for tidsregistrering.
Dette tiltag er designet til at fremme en sund balance mellem arbejde og fritid—grundlagt på nøjagtige og upartiske registreringer af arbejdstiden—med det formål at beskytte medarbejdernes trivsel og øge den generelle produktivitet.
Visse højtlønnede ledere samt personer, som udfører arbejde af sådan en karakter, at deres arbejdstid ikke kan måles eller forudbestemmes, kan være undtaget fra tidsregistreringskravet. Dette gælder også, hvis ansatte har fuld autonomi over deres arbejdstid, såsom fleksible arbejdstider uden faste timer.
Direktører er ofte undtaget tidsregistreringskravet.
Som en del af den øverste ledelse har direktører generelt en høj grad af autonomi. Deres ansvar omfatter ofte strategisk beslutningstagning og overordnet ledelse, hvilket betyder, at deres arbejdstid kan variere betydeligt og ikke nødvendigvis kan måles præcist. Derfor anses det for uhensigtsmæssigt at kræve detaljeret registrering af deres arbejdstid.
Derudover er direktører typisk fastlønnede.
Det skal dog understreges, at undtagelsen kun gælder, hvis der er tale om en reel direktørrolle med de førnævnte ansvar og friheder. En titel alene er ikke nok til at opnå undtagelse; arbejdsbeskrivelsen og det daglige ansvar skal afspejle høj autonomi.
Selvom lovgivningen giver denne undtagelse, kan det stadig være fordelagtigt for virksomheder at have en vis form for tidsregistrering for direktører. Dette kan eksempelvis hjælpe med at dokumentere arbejdsbyrde og sikre en balance mellem arbejde og fritid, hvilket kan være afgørende for direktørernes langvarige effektivitet og trivsel.
Bestyrelsesmedlemmer er ofte undtaget fra de nye tidsregistreringskrav på grund af deres ledelsesmæssige roller. De har typisk en overordnet og strategisk funktion inden for virksomheden.
Lovkravene om tidsregistrering gælder derfor ikke for bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsesmedlemmernes primære opgave er at varetage virksomhedens overordnede interesser og sikre en effektiv ledelse og administration. Deres arbejdsindsats er ofte ulønnet eller aflønnes via mødehonorarer.
Den undtagelse beror dog på, at bestyrelsesmedlemmerne ifølge loven ikke har en operativ rolle i virksomheden. Hvis en bestyrelsesmedlem også varetager daglig ledelse, kan de være omfattet af de nye tidsregistreringskrav. Det er derfor vigtigt at klarlægge og dokumentere de præcise arbejdsopgaver og ansvar for at sikre korrekt overholdelse af lovgivningen.
Arbejdskrav til tidspunkter kan ofte være udfordrende at administrere, især når familie er involveret.
Når familiemedlemmer ansættes i en virksomhed, gælder der specifikke undtagelser for tidsregistreringskravene. Ifølge de nye lovkrav er familiemedlemmer undtaget fra denne forpligtelse, hvilket kan lette administrative byrder og give en mere fleksibel arbejdssituation. Denne undtagelse er særligt vigtig for mindre familievirksomheder, der ofte driver forretningen efter fælles aftaler og behov.
Afhængigt af relationen kan familiemedlemmer være fritaget for at registrere deres arbejdstid. Det betyder, at en forståelse og tillid mellem familiemedlemmer kan muliggøre en mere uformel og tilpasselig arbejdskultur uden de samme strukturelle krav til tidsregistrering.
Det er dog afgørende at sikre, at denne undtagelse ikke misbruges. Virksomhedsejere bør være opmærksomme på transparens i anvendelsen af undtagelser samt den retfærdige behandling af øvrige medarbejdere. Desuden kan det være en god idé at dokumentere familierelationer og arbejdsforhold for at imødekomme eventuelle fremtidige spørgsmål om overholdelse af lovgivningen.
Religiøse organisationer kan være undtaget fra de nye tidsregistreringskrav, afhængigt af deres struktur og aktivitetsområder.
Undtagelsen søger at anerkende de unikke arbejdsvilkår inden for religiøse institutioner.
DOG anbefales det at have klare retningslinjer for at undgå mulig misbrug af undtagelsen.
Arbejdsgivere skal føre en regelmæssig tidsregistrering af medarbejdernes arbejdstimer. Arbejdsgiverne kan vælge at anvende elektroniske systemer, manuelle metoder eller tidskort.
Det er essentielt, at medarbejderne registrerer både begyndelses- og sluttidspunktet for deres arbejdsdag. Dette sikrer en præcis dokumentation af arbejdstiden, der kan bruges til at overholde de nye lovkrav samt til at sikre fair arbejdsmiljø.
En korrekt tidsregistrering hjælper med at undgå tvister om arbejdstid og løn.
Implementeringen af et digitalt system til tidsregistrering kan automatisere arbejdsprocessen og øge præcisionen i dataindsamlingen, hvilket reducerer almindelige fejl forbundet med manuelle metoder.
Elektroniske systemer kan også integreres med eksisterende HR-software og lønsystemer.
Ved at anvende et digitalt system kan arbejdsgivere nemt overvåge medarbejdernes arbejdstimer i realtid, sikre compliance og generere rapporter for analyse, revision eller intern kontrol.
Det digitale system giver også medarbejderne mulighed for selv at registrere og kontrollere deres timer via mobile applikationer eller andre online platforme, hvilket forbedrer gennemsigtighed og brugerinddragelse. Dette kan desuden bidrage til at fremme en kultur af ansvarlighed og selvstyre blandt medarbejderne.
Manuelle journaler kan være en simpel løsning for små virksomheder, men det medfører, at manuelle opgørelser kræver nøjagtighed og konstant opdatering for at undgå fejl.
Dette tidskrævende arbejde kræver ofte ekstra ressourcer og dedikation fra medarbejdere.
For at overholde lovkravene skal man sørge for, at alle timer bliver præcist registreret dagligt.
Dette omfatter både arbejdstimer, pauser og overarbejdstimer for at sikre fuld transparent i relation til arbejdstidsloven.
Manuelle journaler kan imidlertid være lettere at implementere på kort sigt, men mangler den automatisering og integrationsmuligheder, som digitale systemer tilbyder.
Det er afgørende, at alle indtastede oplysninger verificeres regelmæssigt for at undgå diskrepanser. Regelmæssig kontrol sikrer, at løn og arbejdstid stemmer overens med faktiske arbejdede timer.
Manglende overholdelse af lovkravet om tidsregistrering kan resultere i betydelige sanktioner og bøder. Virksomheder risikerer også at tabe tillid blandt medarbejdere, hvilket kan føre til reduceret moral og produktivitet. Derudover kan ukorrekte tidsregistreringer udløse arbejdsretlige konflikter, som kan være kostbare og tidskrævende at løse. For at undgå disse konsekvenser er det vigtigt at implementere robuste tidsregistreringssystemer og sikre regelmæssige audits.
Manglende overholdelse af tidsregistreringskravet kan få alvorlige konsekvenser for din virksomhed.
Det er derfor essentielt at tage tidsregistreringskravet alvorligt og implementere de nødvendige systemer og kontroller.
Manglende overholdelse af tidsregistreringskravet kan resultere i omfattende juridiske sanktioner, herunder betydelige bøder og tab af licenser. Disse sanktioner kan true virksomhedens eksistens.
Forhøjet risiko for inspektioner fra arbejdstilsynet kan også forekomme.
Tilsynsmyndighederne har beføjelse til at gennemgå jeres registreringer og kontrollere compliance.
Ved alvorlige eller gentagne overtrædelser kan virksomheden møde restriktioner i driften.
Sanktionerne er designet til at sikre, at virksomhederne overholder lovgivningen til enhver tid, for at beskytte medarbejdernes rettigheder.
Manglende compliance kan desuden give anledning til erstatningskrav fra medarbejderne. Dette bør virksomhederne tage meget alvorligt.
EU's beslutning om at lovgive om tidsregistrering har rødder i nødvendigheden af ensartede arbejdstimer. Dette sikrer, at arbejdstagere ikke bliver overudnyttet.
Ligeledes er det en foranstaltning til arbejdsmiljøbeskyttelse. Medarbejdere får retfærdige mulighed for hviletid og restitution.
Standarden fremmer gennemsigtighed i virksomhedspraksis vedrørende arbejdstid, som også hjælper med at forebygge arbejdsskader.
Dette gavner arbejdsmoralen og forbedrer samtidig virksomhedens omdømme i arbejdsmarkedet. Både arbejdsgivere og arbejdstagere drager fordel af klare regler.
Sammenfattende gør lovgivningen det muligt at opretholde balance mellem arbejde og fritid.
Ja det skal de også.
Tidsregistrering for små virksomheder kan virke som en unødvendig administrativ byrde. Ofte har ejerne en tendens til at prioritere kerneforretningens vækst.
Men præcis sporing af tid kan føre til øget gennemsigtighed og produktivitet.
Dette muliggør præcis fakturering og sikrer, at alle projekter er rentabelt prissatte. Det hjælper også med at identificere og eliminere ineffektive processer.
Ved at anvende digitale værktøjer til tidsregistrering får ledelsen et mere holistisk overblik over ressourcerne. Disse data kan bruges til strategisk planlægning, forbedret ressourceallokering og bedre forretningsbeslutninger. Samlet set kan tidsregistrering styrke virksomhedens konkurrenceevne, selv for mindre aktører på markedet.
Læs også mere om de nye regler for registrering af ansattes arbejdstid direkte på Beskæftigelsesministeriet egen hjemmeside.
Her finder du også en god personale skabelon til emnet fra Dansk Industri.
Vi havde et enkelt, omend meget manuelt, system i forvejen der virkede for os - men ikke for den nye lovgivning. Tidsmester er en god og billig løsning der nu gør at vi kan overholde lovgivningen uden at det er besværligt.
Super fin og enkel platform du har lavet. Den gør ikke mere end det den skal og det er helt perfekt.👏 Held og lykke med udbredelsen af løsningen – jeg håber, du får succes med det.
Som en startup er ressourcerne knappe og det nye direktiv ang. timeregistrering var lidt af en mavepuster da vi i forvejen er få mand til at gøre ideelt set 30 mands arbejde. Tidsmesters automatisering og pris var en lifesaver da det passede til vores budget og var ren plug-and-play.
Vi valgte tidsmester, da systemet opfylder lovkravet til en fornuftig pris.
Vi har valgt Tidsmester fordi det er et enkelt system og vi skulle kun bruge det til ganske få af vores medarbejdere. Systemet fungerer fint og der bliver lyttet hvis man har ønsker til ændringer.
Efter 1. juli 2024 koster det ikke mere end 10kr pr. medarbejder pr. måned *
Læs mere
Spoiler: Excel / regneark / arbejdsark er en forældet metode
Læs mere
English support!