Gratis tidsregistrering – hvad skal du være opmærksom på i 2025?

Klik på billedet herunder hvis du vil se en kort video omkring automatisk tidsregistrering.

Når nye regler kræver, at alle virksomheder registrerer arbejdstid, er det naturligt, at mange ledere og selvstændige i 2025 søger efter gratis tidsregistrering. Hvorfor betale, hvis man kan klare det selv i Excel eller finde en gratis app?

Men gratis er ikke altid gratis i længden. I denne artikel gennemgår vi de mest populære gratis løsninger, deres fordele og ulemper – og hvorfor mange virksomheder i sidste ende vælger et professionelt system.

Hvad menes med gratis tidsregistrering?

Gratis tidsregistrering kan dække over flere forskellige ting:

• Excel-ark med kolonner til timer og pauser
• Papirskemaer hvor medarbejdere selv skriver tid ned
• Gratis apps med begrænsede funktioner
• Open source-løsninger, som kræver teknisk opsætning

På overfladen kan de alle løse opgaven: registrere tid. Men spørgsmålet er, om det er nok, når loven i 2025 stiller krav om pålidelighed, dokumentation og opbevaring i 5 år.

Fordele ved gratis tidsregistrering

• Ingen direkte omkostninger – du slipper for abonnementsbetalinger
• Hurtig opstart – Excel eller papir kan bruges med det samme
• Kontrol i egne hænder – du bestemmer selv, hvordan systemet ser ud

Disse fordele er især attraktive for helt små virksomheder, som ønsker en midlertidig løsning.

Ulemper ved gratis tidsregistrering

1. Mangel på sikkerhed
   Excel-ark kan nemt blive slettet eller forsvinde. Papirskemaer kan blive væk. Loven kræver, at data opbevares i 5 år.

2. Fejlrisiko
   Manuelle løsninger giver langt større risiko for tastefejl eller manglende registrering.

3. Mere administration
   Det tager tid at samle timer, rette fejl og overføre til lønsystemer.

4. Manglende funktioner
   Gratis apps har ofte begrænsede funktioner, fx ingen eksport, ingen notifikationer og ingen backup.

Lovens krav i 2025

Husk, at siden 1. juli 2024 gælder et lovkrav om tidsregistrering. Ifølge reglerne skal:

• Arbejdstiden registreres for alle medarbejdere
• Data gemmes i minimum 5 år
• Systemet være objektivt og pålideligt
• Medarbejdere have adgang til deres egne data

Hvis du bruger en gratis løsning, skal du kunne dokumentere, at disse krav bliver overholdt.

Hvornår kan gratis tidsregistrering være en løsning?

Gratis løsninger kan være en kortsigtet mulighed for:

• Enmandsvirksomheder med få timer
• Midlertidige projekter
• Virksomheder, der vil teste tidsregistrering, før de vælger en betalt løsning

Men selv i disse tilfælde bør man tænke på, hvordan man vil sikre data, hvis Arbejdstilsynet beder om dokumentation i 2025 eller senere.

Hvorfor vælger mange et professionelt system?

Flere virksomheder i 2025 skifter fra gratis løsninger til systemer som Tidsmester, fordi de oplever:

• Mindre administration – timer registreres automatisk
• Sikkerhed – data hostes i EU og gemmes i 5 år
• Let eksport til lønsystem – ingen dobbeltarbejde
• Billig pris – fra kun 10 kr. pr. bruger pr. måned
• Brugervenlighed – alle kan finde ud af det på få minutter

Når man regner værdien af sparet tid og færre fejl med, er et betalt system ofte billigere på sigt end en gratis løsning.

Eksempler fra virksomheder

• En blomsterbutik brugte Excel, men mistede data efter et pc-crash. Efter skiftet til Tidsmester har de fuld backup og ro i maven.
• Et byggefirma startede med papirskemaer. De oplevede fejl i lønudbetalingerne og dårlig medarbejdertilfredshed. Nu registreres timer automatisk via mobil.
• En fiskeforretning sparede 3-4 timers administrativt arbejde hver uge ved at skifte fra gratis til professionel løsning.

Konklusion

Gratis tidsregistrering kan virke fristende i 2025, men det er sjældent en holdbar løsning. Hvis du vil være sikker på at overholde loven, undgå bøder og spare tid, bør du vælge et system, der er bygget til formålet.

Tidsmester tilbyder en af markedets billigste løsninger – nem, sikker og med alle funktioner, du skal bruge.