E-fakturering i 2027: Hvad betyder de nye regler for små virksomheder?

Fra marts 2027 skal udbydere af registrerede bogføringssystemer sætte gang i automatisk tilmelding af deres kunder til elektronisk fakturering, med mulighed for at fravælge det.

For dig som virksomhedsejer er det en anledning til at se på, hvordan du sender og modtager fakturaer. Her får du overblik over ændringerne og en praktisk vej til at forberede virksomheden.

Hvad er e-fakturering?

E-fakturering betyder, at en faktura sendes i et standardiseret elektronisk format direkte mellem bogføringssystemer. Modtagerens system kan dermed indlæse fakturaens oplysninger uden manuel indtastning eller scanning.

En PDF-faktura sendt med e-mail fungerer anderledes: Den indeholder et dokument, som modtageren typisk skal hente, indlæse eller behandle. En e-faktura overfører strukturerede oplysninger, som systemet kan arbejde videre med.

Det er dog stadig vigtigt at kontrollere indholdet. Automatisk overførsel sikrer ikke, at leverandøren har angivet den rigtige pris eller faktureret den aftalte ydelse.

Kilde: Virksomhedsguiden – Hvad er en e-faktura?

Hvad ændrer sig fra marts 2027?

De nye regler retter sig mod udbydere af registrerede digitale bogføringssystemer. Udbyderne skal informere brugerne om tilmelding og validering af virksomhedens identitet med MitID.

Fra første login efter den relevante dato har virksomheden fire uger til at fravælge tilmeldingen. Gør virksomheden ikke det, bliver den tilmeldt. Tilmelding sker derfor ikke nødvendigvis præcis den 1. marts.

Der kan gå yderligere op til fire uger efter svarfristen, før tilmeldingen er gennemført. Hold derfor øje med beskeder fra din systemudbyder.

Kilder: Erhvervsstyrelsen – E-fakturering og Virksomhedsguiden.

Bliver elektronisk fakturering obligatorisk?

Der er ikke et generelt dansk lovkrav om at anvende e-fakturering mellem danske virksomheder som følge af denne ændring. Automatisk tilmelding kan fravælges.

En tilmeldt virksomhed kan fortsat aftale andre fakturaformer med kunder og leverandører. Den kan dog ikke afvise en ellers korrekt faktura alene, fordi den er modtaget som e-faktura.

Skeln derfor mellem at være tilmeldt til at modtage elektroniske fakturaer og at skulle sende alle fakturaer elektronisk.

Kilde: Erhvervsstyrelsen – E-fakturering

Fordele ved e-fakturering for små virksomheder

For små virksomheder er gevinsten især en enklere fakturahåndtering. Når fakturaer overføres direkte mellem systemer, bliver der færre trin fra modtagelse til videre behandling.

E-fakturering kan blandt andet give:

• Mindre arbejde med at hente bilag fra e-mails og leverandørportaler.
• Færre fejl ved scanning og manuel indtastning.
• Et mere samlet overblik over modtagne fakturaer.
• Lettere adgang til fakturabilag i bogføringssystemet.

Hvor stor gevinsten bliver, afhænger blandt andet af antallet af fakturaer og af, hvor mange kunder og leverandører der bruger løsningen.

SMVdanmark fremhæver netop potentialet for at mindske rutinearbejde, så mindre virksomheder kan bruge mere tid på deres kerneopgaver.

Kilder: Virksomhedsguiden – Klar til e-fakturering og SMVdanmark.

Tidsmester og Vagtmester tilbyder EAN-fakturering

Som kunde hos Tidsmester og Vagtmester kan din virksomhed allerede i dag vælge at modtage fakturaer via EAN frem for e-mail. Det gælder fakturaerne for virksomhedens abonnement på tidsregistrering og vagtplanlægning.

Ønsker din virksomhed EAN-fakturering, kan du kontakte os med virksomhedens EAN-nummer, så vi kan aftale fakturering via EAN. På den måde kan fakturaerne fra Tidsmester og Vagtmester indgå i virksomhedens elektroniske fakturahåndtering.

Sådan forbereder du virksomheden på e-fakturering

Brug overgangen til at gennemgå dine arbejdsgange:

1. Undersøg dit bogføringssystem. Spørg udbyderen, om virksomheden allerede er tilmeldt, og hvordan funktionen bruges.
2. Placér ansvaret. Aftal, hvem der kontrollerer nye fakturaer i systemet.
3. Gennemgå godkendelsen. Sørg for, at fakturaer fortsat kontrolleres før betaling.
4. Afprøv processen. Test med en kunde eller leverandør, og gennemgå forløbet sammen med din bogholder.
5. Følg beskeder fra udbyderen. Vær opmærksom på tilmeldingen og virksomhedens valgmuligheder.

En praktisk huskeregel er at behandle modtagelse, godkendelse og betaling som forskellige trin. At en faktura lander i systemet, betyder ikke i sig selv, at den bør betales.

E-fakturering og EU-regler fra 2030

EU's reformpakke ViDA – VAT in the Digital Age – blev vedtaget i 2025. Fra den 1. juli 2030 får elektronisk fakturering og digital rapportering betydning for grænseoverskridende handel mellem virksomheder i EU.

Handler din virksomhed med erhvervskunder i andre EU-lande, er det derfor relevant at følge udviklingen sammen med din bogholder og systemudbyder. EU-ændringerne er et særskilt regelsæt og skal ikke forveksles med den danske automatiske tilmelding i 2027.

Kilde: EU-Kommissionen – VAT in the Digital Age

Ofte stillede spørgsmål om e-fakturering

Er en PDF-faktura en e-faktura?

En PDF sendt med e-mail er ikke en struktureret e-faktura i den betydning, der bruges her. E-fakturering overfører fakturadata direkte mellem systemer.

Skal alle virksomheder tilmeldes den 1. marts 2027?

Tilmeldingen sker som en proces hos udbydere af registrerede bogføringssystemer. Information, login og fravalgfrist har betydning for tidspunktet.

Skal jeg vente til 2027?

Du kan allerede nu spørge din systemudbyder om tilmelding. Det giver mulighed for at afprøve arbejdsgangene før den automatiske tilmelding.

Bliver en e-faktura automatisk betalt?

Modtagelse af en e-faktura er ikke det samme som betaling. Afklar, hvordan kontrol, godkendelse og betaling fungerer i dit system.

Få styr på fakturahåndteringen før overgangen

Start med at undersøge, hvordan dit bogføringssystem håndterer e-fakturaer, og hvem der skal følge op på dem. Med en tydelig arbejdsgang bliver det lettere at få fordelene ved elektronisk fakturering ind i den daglige drift.